SEPA Wissen

Ab dem 1. Februar 2014 gilt für Überweisungen und Lastschriften in 32 Staaten des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (SEPA) der neue, gemeinsame Standard. Er eröffnet Unternehmen und Organisationen zahlreiche Chancen, erfordert aber auch Aufwände, die zeitlich und inhaltlich häufig unterschätzt werden.

Die zahlreichen Änderungen betreffen insbesondere das Management von Lastschriften (SEPA-Mandatsverwaltung). Trotz der Verschiebung der Frist auf den 01. August 2014 sollten die Marktteilnehmer Ihre SEPA-Migration zügig fortsetzen, um fristgerecht auf SEPA vobereitet zu sein.

Wir erleichtern Ihnen den Zugriff auf alle für Ihre SEPA-Umstellung notwendigen Informationen. Hier finden Sie Aktuelles rund um SEPA - kurz und knapp auf einen Blick.

Wesentliche Merkmale - Was ändert sich?

Ginge es „nur“ um die Ersetzung von Bankleitzahl und Kontonummer durch BIC und IBAN, wäre der mit der SEPA-Umstellung verbundene Aufwand leicht überschaubar: Datenfelder erweitern und migrieren, XML-Dateien im pain-Format (gem. ISO 20022) erstellen und an die Hausbank weiterleiten. Zusätzlich wäre nur zu beachten, dass im Feld „Verwendungszweck“ künftig weniger Zeichen (140) zur Verfügung stehen.

Diese Annahme erscheint vielen realistisch – ist es aber nur auf den ersten Blick und nur bei Überweisungen. Sobald Lastschriften ins Spiel kommen, wird es kompliziert. Unternehmen, die den Lastschrifteinzug für Ihr Geschäftsmodell benötigen, müssen zahlreiche Herausforderungen bewältigen.

Die wichtigsten Merkmale der SEPA-Lastschrift auf einen Blick:
Die Daten des Zahlungspflichtigen müssen elektronisch verwaltet und archiviert werden (Mandatsmanagement)
Der Einzug muss vorab beim Zahlungspflichtigen avisiert werden (Pre-Notification)
Bereitstellung zusätzlicher Daten (z.B. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz-ID, Datum und Unterschrift)
Diverse Vorlauffristen in Abhängigkeit von der Lastschriftart (2-5 Tage) sind einzuhalten. Die Fälligkeit auf Sicht wird abgeschafft
Die Widerspruchsfrist verlängert sich von 6 auf 8 Wochen nach Belastung; bei ungültigen Mandaten sogar auf bis zu 13 Monate
Eine Rückgabe ist bereits vor Verbuchung möglich
Es besteht keine Widerspruchsmöglichkeit für Firmenkunden (bei gültigem Mandat)
Der Datentransfer erfolgt über das neue XML-Format: Das einfache DTAUS-Format ist Geschichte

Checkliste - Was ist zu tun?

Die SEPA-Umstellung ist mehr als ein IT-Projekt. Nahezu alle Abteilungen sind betroffen und zahlreiche Prozesse müssen neu definiert werden. Es sind strategische Entscheidungen, Verwaltungsarbeiten und interne Anpassungen erforderlich, bei denen die biw AG Sie gerne unterstützt und begleitet.
Eine ausfühliche Checkliste finden Sie hier: SEPA-Checkliste

SEPA-Umstellung Unterstützung durch SEPA-Solution
Anpassung der IT-Systeme hinsichtlich neuer Datenfelder
Migration der Daten (BIC/IBAN, Zusatzdaten erfassen, Kunden über Migration von Einzugsermächtigungen informieren etc.)
Definition und Etablierung neuer Prozesse zur Terminüberwachung und zur Verarbeitung der zugehörigen Rückinformationen
Bei Lastschrift-Nutzung Beantragung einer Gläubiger-ID bei der Bundesbank
Analyse und Anpassung der betroffenen Prozesse (Mahnwesen, Einreichungstermine, Mandatsverwaltung, Zahlungstermine)
Anschaffung und Integration eine Software-Lösung für die Mandatsverwaltung
Anpassungen Schnittstellen der Bestandssysteme. Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen (Datenpflege, Archivierung, Terminberechnung)
Ggf. ist die Erweiterung / Einholung von Kontaktdaten zu berücksichtigen
Anpassung AGB, Verträge und Formulare an die neuen SEPA-Standards

Im folgenden finden Sie einige nützliche Links, die Sie bei Ihren weiteren SEPA-Aktivitäten unterstützen mit Tipps, Regularien, Formularen, Formaten und Kommentaren:

Downloads & Links ​ 
SEPA-Seite der EZB
Antrag Gläubiger-ID
European Payments Council (EPC)
Deutsche Bundesbank
SEPA Deutschland
SEPA-Seite der Deutschen Kreditwirtschaft
ISO 20022-Datensatzformat