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SEPA-Solution Support

Für Fragen und weitere Informationen

Neben den Downloads finden Sie hier FAQs und Informationen zur Kontoeröffnung.

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Für weitere Fragen zu unserem Angebot oder zur Kontoeröffnung steht Ihnen unserer Kunden-Support montags bis freitags in der Zeit von 09.00 - 16.00 Uhr unter der Telefonnummer 02156/4920-332 zur Verfügung. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, uns per E-Mail unter sepa-solution@biw-bank.de zu kontaktieren.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Kontoeröffnung

• Wer kann ein SEPA-Solution Konto eröffnen?

  Firmen mit den folgenden Rechtsformen können ein SEPA-Solution Konto eröffnen:
  AG, eG, GmbH, GmbH & Co. KG, KG, OHG, Partnergesellschaft, e. V., eingetragener Kaufmann

• Wie eröffne ich ein SEPA-Solution Konto?

  Ein Konto kann vom Kunden eröffnet werden, indem er die Kontoeröffnungsunterlagen online aufruft und mit seinen Daten befüllt. Diese müssen ausgedruckt, unterschrieben und kostenfrei über das Post-Ident-Verfahren an die angegebene Adresse geschickt werden. Das Post-Ident-Verfahren kann bei jeder Filiale der Deutschen Post AG durchführt werden. Hier werden unter Vorlage Ihres Personalausweises die Legitimationsdaten geprüft.

• Welche Kontoeröffnungsunterlagen werden benötigt?

  Welche Kontoeröffnungsunterlagen benötigt werden, entnehmen Sie bitte der hierfür bereitgestellten Checkliste.

• Wie erfolgt die Legitimation bei der Kontoeröffnung?

  Das Post-Ident-Verfahren können Sie bei jeder Filiale der Deutschen Post AG durchführen lassen. Hier werden unter Vorlage Ihres Personalausweises Ihre Legitimationsdaten kostenfrei geprüft. Das hierfür nötige Formular zur Mitnahme zu einer Deutschen Post-Filiale finden Sie hier.

• Wie erfahre ich, ab wann ich das SEPA-Solution Konto benutzen kann?

  Wenn ein Konto eröffnet wurde, erhalten der Kunde (Firma) und die Verfügungsberechtigten den Welcomebrief, das Logon-Passwort und die iTAN-Card postalisch zugestellt. Der Versand der iTAN-Card erfolgt zu Ihrem Schutz zwei Tage nach Versand des Logon-Passwortes.

• Kann ich auch mehrere Konten bzw. Unterkonten eröffnen?

  Ja, eine Eröffnung von weiteren Konten ist möglich.

Kontoführung

• Welche Zugangsmöglichkeiten habe ich zu meinem Konto?

  Sie können unsere WebFiliale verwenden oder den Übertragungskanal EBICS nutzen. Für die Nutzung von EBICS benötigen Sie eine Banking Software. Bei Nutzung der Mandatsverwaltung können wir Ihnen eine EBICS-Software zur Verfügung stellen.

• Wie erfolgt die Anmeldung zu EBICS?

  Einen Zugang über EBICS können Sie beantragen, indem Sie beim Formular „Kontovollmacht“ den jeweiligen Zugangskanal auswählen.

• Wie bekomme ich meine Kontoauszüge?

  Über das Ihnen zur Verfügung gestellte Online-Archiv können Sie jederzeit alle Briefe, Kontoauszüge und Dokumente (Abrechnungen etc.) zu Ihrem Konto einsehen. Wir stellen Ihnen grundsätzlich alle Unterlagen in elektronischer Form zur Verfügung. Somit entfallen für Sie Portokosten und Sie können jederzeit bequem alle Unterlagen online sichten und verwalten.

• Welche Sicherheitsverfahren bietet SEPA-Solution an?

  Sicherheitsverfahren: Passwort
  
  Zum Einloggen in SEPA-Solution die Benutzer-, Kundenkennung und das Logon-Passwort benötigt. Des weiteren muss jede Transaktion durch die Eingabe einer bestimmten TAN von der iTAN-Card bestätigt werden.
  
  Sicherheitsverfahren: Signatur
  
  Zum Einloggen in die Firmenkunden WebFiliale werden die Benutzer-, Kundenkennung, Schlüsseldatei und Sicherungs-PIN der Schlüsseldatei benötigt. Die Transaktionen werden durch Sicherungs-PIN der Schlüsseldatei freigegeben. Eine iTAN-Card wird nicht benötigt. Um eine Schlüsseldatei zu erzeugen, muss ein INI-Brief generiert und ans Backoffice übermittelt werden. Das Backoffice schaltet das Signaturverfahren anschließend frei.

• Wie kann ich meinen Zugang sperren / entsperren?

  Melden Sie sich in diesen Fällen telefonisch bei der Bank biw. Tel. +49 (0) 2156 - 4920 0.

• Wie kann ich meine persönlichen Daten (Anschrift etc.) ändern?

  Ihre persönlichen Daten können Sie mit dem Formular "Änderung von Kundenstammdaten“ auf postalischem Wege oder per Fax mit entsprechend hinterlegter Faxhaftungserklärung ändern.

• Wie kann ich Zugangsberechtigungen ändern / erteilen / widerrufen?

  Sie können die Zugangsberechtigungen ändern / erteilen / widerrufen, indem Sie die Änderungen auf dem Formular: „ Kontovollmacht“ eintragen und uns zuschicken.

• Wie kann ich Zahlungsaufträge erteilen?

  Sie können Zahlungsaufträge entweder über die WebFiliale erfassen oder aber mit Ihrer Banking Software.

• Wie kann ich Daueraufträge verwalten?

  Daueraufträge werden derzeit nicht unterstützt. Voraussichtlich bis Oktober 2013 wird diese Funktion jedoch zur Verfügung gestellt werden können.

• Was muss ich tun, um Lastschriften einzureichen?

  Sie haben die Möglichkeit, Lastschriften in der Online WebFiliale einzustellen oder über Ihre Banking Software an uns zu versenden (Einzel-, Sammel- oder eine Termin-Sammellastschrift).

• Wie kann ich Lastschriften zurückgeben?

  Eine Lastschriftrückgabe können Sie per Fax (mit bereits vorgelegter Faxhaftungserklärung) an die biw AG erteilen.

• Kann ich von meinem Konto Bargeld abheben bzw. auf das Konto bar einzahlen?

  Nein. Es sind keine Barabhebungen/-einzahlungen möglich.

• Kann ich von meinem Konto auch Geld in Fremdwährung überweisen?

  Nein. Es können keine Überweisungen in Fremdwährung getätigt werden.

• Können für mein Konto auch ec- bzw. Kreditkarten ausgestellt werden?

  Nein. Es können keine ec-/Kreditkarten ausgestellt werden.

• Kann ich auch Aufträge telefonisch oder manuell erteilen?

  Aufträge können nur schriftlich und nicht telefonisch erteilt werden. Wenn das Formular Faxhaftungserklärung eingereicht worden ist, können die Aufträge auch per Fax übermittelt werden.

Online Banking

• Wie erfolgt der Zugriff auf mein Online-Konto?

  Unter Logon können Sie die WebFiliale für SEPA-Solution aufrufen.
  
  Sicherheitsverfahren: Passwort
  
  Zum Einloggen in SEPA-Solution werden die Benutzer-, Kundenkennung und das Logon-Passwort benötigt. Des weiteren muss jede Transaktion durch die Eingabe einer bestimmten TAN von der iTAN-Card bestätigt werden.
  
  Sicherheitsverfahren: Signatur
  
  Zum Einloggen in die Firmenkunden WebFiliale werden die Benutzer-, Kundenkennung, Schlüsseldatei und Sicherungs-PIN der Schlüsseldatei benötigt. Die Transaktionen werden durch Sicherungs-PIN der Schlüsseldatei freigegeben. Eine iTAN-Card wird nicht benötigt.
  
  Um eine Schlüsseldatei zu erzeugen muss ein INI-Brief generiert und ans Backoffice übermittelt werden. Das Backoffice schaltet das Signaturverfahren anschließend frei.

• Wie kann ich den Zugriff für Vertretungsberechtigte abgrenzen?

  Eine Abgrenzung ist möglich durch die Zuordnung unterschiedlicher Unterschriftsklassen. Folgende stehen Ihnen zur Verfügung:
  E = einzeln (allein)
  A = allgemein (mit jedem anderen Zeichnungsberechtigten gemeinsam)
  B = beschränkt (nur mit einem „E“- oder „A“ – Zeichnungsberechtigten gemeinsam)
  T = Transportunterschrift / Technischer Teilnehmer- nur Übertragung (gültig nur für EBICS)

• Was ist EBICS?

  EBICS ist ein Kanal zur Übertragung von Zahlungsverkehrsdaten über das Internet. Dazu benötigen Sie eine Banking Software.

• Brauche ich ein zusätzliches PC-Programm zum Datenaustausch?

  Ein zusätzliches Programm ist nur nötig, wenn Sie EBICS nutzen möchten. Mit Nutzung der SEPA-Mandatsverwaltung können wir Ihnen eine EBICS-Software zur Verfügung stellen.

• Welche Zugänge werden noch unterstützt?

  Neben EBICS und dem Zugriff via SEPA-Solution Portal werden keine weiteren Zugangskanäle unterstützt.

Sicherheit

• Was ist ein iTAN Verfahren??

  Die iTAN ist eine Weiterführung des TAN-Verfahrens, die indizierten Transaktionsnummern kurz iTAN.
  Der Kunde kann hier seinen Auftrag nicht mehr mit beliebiger TAN aus einer Liste legitimieren, sondern wird von der Bank aufgefordert, eine bestimmte, durch eine Positionsnummer (Index) gekennzeichnete TAN aus seiner zu diesem Zweck durchnummerierten Liste einzugeben. Der TAN-Aufforderung muss der Kunde innerhalb weniger Minuten folgen. Außerdem wird die angeforderte TAN auch im Falle einer Nichtverwendung im Bankrechner als verbucht gekennzeichnet.

• Mein Zugang ist gesperrt. Was muss ich tun?

  Melden Sie sich in diesem Fall telefonisch bei der Bank biw. Tel. +49 (0) 2156 - 4920 0.

SEPA allgemein

• Was ist ein SEPA-Mandat?

  Mit dem SEPA-Mandat wird der Zahlungsempfänger für den Einzug von SEPA-Lastschriften ermächtigt (bisher: Einzugsermächtigung). Das Mandat ist grundsätzlich nur mit Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen gültig und wird vom Kreditor bei der Bank eingereicht. Bei Internet-Mandaten kann auf die Unterschrift des Zahlungspflichtigen verzichtet werden. Die biw AG hat hierfür eine entsprechende Regelung in der Inkasso-Vereinbarung mit dem Zahlungsempfänger.

• Was sind BIC und IBAN?

  IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code) sind notwendig, um den Zahlungsempfänger eindeutig zu identifizieren und ersetzen ab dem 01.02.2014 die in Deutschland bislang verwendete Kontonummer und Bankleitzahl im Zahlungsverkehr.

• Wie lange ist das SEPA-Mandat gültig?

  Das SEPA-Mandat gilt unbefristet bis es vom Zahlungspflichtigen widerrufen wird. Es verfällt automatisch, wenn innerhalb von 36 Monaten keine weitere Lastschrift erfolgt. Nach dem Verfall muss ein neues SEPA-Mandat angefordert werden.

• Welche Widerspruchsfristen gelten bei einer SEPA-Lastschrift?

  Die SEPA-Lastschrift kann innerhalb von 8 Wochen nach Belastung widerrufen werden. Bei einem rechtsungültigen Lastschriftmandat gilt eine Widerspruchsfrist von 13 Monaten. Gültige SEPA-Firmenlastschriften können nicht widerrufen werden.

• Was ist die Mandats-Referenznummer (Mandats-ID)?

  Die Mandats-ID wird vom Einreicher der SEPA-Lastschrift pro Mandat vergeben. Sie darf maximal 35 Zeichen lang und muss eindeutig sein. Häufig wird die Kunden-Nr., Vertrags-Nr. o.ä. benutzt. Zusammen mit der Gläubiger-ID kann das Mandat identifiziert werden.

• Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)?

  Alle Unternehmen, die SEPA-Lastschriften nutzen möchten, benötigen eine eindeutige Gläubiger-ID. Sie identifiziert den Einreicher der SEPA-Lastschriften europaweit und kann nur bei der Deutschen Bundesbank  beantragt werden. Verfahren Antrag Gläubiger-ID.

• Was ist eine "Pre-Notification"?

  Die Pre-Notification ist eine Vorabinformation des Zahlungspflichtigen über den Einzug der SEPA-Lastschrift. Die Vorlauffrist beträgt mindestens 14 Kalendertage, kann aber vom Zahlungsempfänger (AGBs) verkürzt werden. Sie muss den Betrag, den Ausführungstermin sowie die Mandats-ID und Gläubiger-ID enthalten. Formvorschriften für die Zustellung gibt es nicht. Bei gleichbleibendem Betrag können auch mehrere Lastschrifteinzüge gleichzeitig angekündigt werden. Eine Nachweispflicht für den Zugang der Vorabankündigung besteht nicht.

• Muss für bestehende Einzugsermächtigungen ein neues SEPA-Lastschriftmandat erstellt werden?

  Bestehende, schriftlich erteilte Einzugsermächtigungen können in SEPA-Mandate überführt werden (bei SEPA-Basislastschriften). Der Zahlungspflichtige muss unter Angabe der Mandatsreferenz und der Gläubiger-ID über den Umstieg in Textform informiert werden.

• Können auch mündlich erteilte Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate überführt werden?

  Bei mündlich erteilten Einzugsermächtigungen müssen neue SEPA-Lastschriftmandate erstellt werden, da das SEPA-Mandat in schriftlicher Form vorliegen muss.

• Kann auf das schriftliche Mandat bei Online-Geschäften verzichtet werden?

  Auch nach der SEPA-Umstellung können Online-Händler ihren Kunden die Lastschrift als bequemes Bezahlverfahren anbieten. Denn Lastschriftmandate können ab Februar 2014 weiterhin übers Internet erteilt werden. Allerdings muss die Bank des Lastschrifteinreichers Online-Mandate akzeptieren. Die biw AG hat hierfür eine entsprechende Regelung in der Inkasso-Vereinbarung mit dem Zahlungsempfänger.

• Kann das bestehende DTA-Format für den Datenaustausch weiterhin genutzt werden?

  Grundsätzlich nicht. Beim SEPA-Verfahren kann für den elektronischen Zahlungsverkehr nur noch das neue SEPA-Format XML verwendet werden (durch die neue Fristverlängerung jetzt ab 01.08.2014). Mit SEPA-Solution können Sie aber weiterhin DTA-Dateien einspielen, wenn Sie zuvor die entsprechenden BIC und IBAN Daten als technische Mandate hinterlegt haben und über die DTA-Datei eine eindeutige Referenzierung (z.B. BLZ + Konto-Nr.) möglich ist.

• Wie sind Lastschriftmandate aufzubewahren?

  Mandate können auch digitalisiert aufbewahrt werden, sofern die Archivierung revisionssicher ist. Bei SEPA-Firmenlastschriften muss das Original an den Zahlungsempfänger übermittelt und von ihm aufbewahrt werden. Der Zahlungspflichtige stellt nach Bestätigung des Mandats dem Zahlungsdienstleister (Bank) eine Mandatskopie zur Verfügung.